Mpango wa uwajibikaji ni mchakato rasmi unaotumiwa na waajiri kuwalipa wafanyakazi gharama za biashara walizotumia kwa fedha zao wenyewe bila kutoza kodi. Wakati malipo haya yanapokidhi vigezo maalum vya IRS, malipo hayo hayajumuishwi katika mapato ya jumla ya mfanyakazi, kumaanisha hayako chini ya zuio la kodi ya mapato au kuripotiwa kwenye fomu ya W-2.
Ili kuhitimu, gharama lazima ziwe zinahusiana moja kwa moja na shughuli za biashara na mfanyakazi lazima atoe nyaraka za kutosha kuthibitisha gharama hizo. Zaidi ya hayo, fedha zozote zinazotolewa kwa mfanyakazi zinazozidi gharama halisi zilizotumika lazima zirudishwe kwa mwajiri ndani ya siku 120 tangu malipo ya awali. Waajiri wana unyumbufu wa kutekeleza mahitaji makali zaidi ya ndani kuliko yale yaliyoainishwa na IRS.
Ikiwa sera ya urejeshaji gharama itashindwa kukidhi viwango hivi, inaainishwa kama mpango usio wa uwajibikaji (non-accountable plan). Katika hali kama hizi, malipo hayo huchukuliwa kama fidia inayotozwa kodi. Kwa mfano, ikiwa mfanyakazi atapokea posho ya kusafiri ya kiasi kisichobadilika bila kuhitaji kuwasilisha risiti au kurudisha fedha ambazo hazikutumika, pesa hiyo inachukuliwa kuwa sehemu ya mishahara yake inayotozwa kodi na lazima iripotiwe ipasavyo.