Wakala wa rekodi ni wakala wa bima aliyeteuliwa rasmi na mwenye sera ili kuwakilisha maslahi yake na kusimamia sera zake za bima. Mtaalamu huyu hufanya kazi kama kiungo kikuu kati ya mwenye sera na kampuni ya bima, akihakikisha kuwa mawasiliano yote muhimu, nyaraka za sera, na notisi zinapokelewa na kushughulikiwa ipasavyo kwa niaba ya mteja.
Ili kuanzisha uhusiano huu, mwenye sera lazima awasilishe barua rasmi ya wakala wa rekodi kwa kampuni ya bima. Hati hii hutumika kama idhini ya kisheria inayomtambulisha wakala aliyechaguliwa na kubainisha upeo wa mamlaka yake. Kupitia barua hii, wakala hupata uwezo wa kujadiliana kuhusu viwango vya malipo, kutathmini chaguzi mbalimbali za mpango, kusaidia katika madai, na kupendekeza marekebisho muhimu kwenye bima iliyopo ili kukidhi mahitaji ya mteja vyema zaidi.
Kwa vitendo, mpangilio huu ni wa kawaida kwa biashara zinazosimamia mipango ya bima ya afya ya wafanyakazi. Uteuzi huu unapokuwa hai, wakala huchukua mzigo wa kiutawala wa kuwasiliana na kampuni ya bima. Badala ya huduma hizi, wakala kwa kawaida hupokea kamisheni moja kwa moja kutoka kwa kampuni ya bima, badala ya kumtoza mwenye sera ada ya moja kwa moja kwa ajili ya uwakilishi wake.